W celu ustalenia wartości zamówienia Polska Izba Motoryzacji zwraca się z prośbą o oszacowanie kosztów organizacji dwóch jednodniowych spotkań:
- dla 48 osób, w dniu 27.10.2018
- dla 24 osób, w dniu 10.11.2018
W pierwszym spotkaniu, w dniu 27.10.2018 r. wezmą udział przedstawiciele szkół oraz pracodawców, z grupy zawodów diagnostyka i mechanika pojazdowa oraz z grupy zawodów blacharstwo i lakiernictwo samochodowe, w branży motoryzacyjnej. Spotkanie będzie dotyczyło rekomendacji do opracowania modelowych programów realizacji praktycznej nauki zawodu.
W drugim spotkaniu, w dniu 10.11.2018 r. wezmą udział autorzy (12 osób) modelowych programów realizacji praktycznej nauki zawodu oraz autorzy (12 osób) zasad zapewnienia jakości kształcenia praktycznego i narzędzi ich weryfikacji dla zawodów w branży motoryzacyjnej.
Zadanie zrealizowane zostanie w ramach projektu „Dualny system kształcenia w branży motoryzacyjnej”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014–2020, Działanie: 2.15 Kształcenie i szkolenie zawodowe dostosowane do potrzeb zmieniającej się gospodarki
Zamówienie obejmuje w szczególności następujące usługi dla obu spotkań:
– przygotowanie i obsługę spotkania;
– usługę konferencyjną;
– usługę restauracyjną;
– usługę hotelową;
– materiały szkoleniowe;
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie jednej Sali szkoleniowej dla max 48 osób na 1 dzień (8 godzin), 2 sal warsztatowych dla 24 osób (po 12 uczestników na salę), przerw kawowych, obiadów dla 72 uczestników, kolacji dla 45 osób, noclegu ze śniadaniem dla 45 uczestników spotkania, materiałów szkoleniowych (teczka, notes, długopis) dla 60 uczestników oraz materiałów szkoleniowych (teczka, notes, długopis, pendrive) dla 12 uczestników w dniach 27.10.2018 r. oraz 10.11.2018 r. w Warszawie.
WYMAGANIA OGÓLNE DOTYCZĄCE ORGANIZACJI SPOTKANIA
| Lp. | Warunek | Opis |
| 1 | Czas trwania | 27.10.2018 r. i 10.11.2018 r. |
| 2 | Miejscowość i lokalizacja | Spotkanie odbywać się będzie w Warszawie, w promieniu do 10 km od Dworca Centralnego, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską (odległość liczona w linii prostej na podstawie mapy, np. Google Maps, przy zachowaniu dokładności pomiaru rzędu max. 100 m). Przez dogodny dojazd komunikacją miejską Zamawiający rozumie dojazd z Dworca Centralnego do Hotelu z nie więcej niż jedną przesiadką. |
| 3 | Maksymalne limity kosztów na poszczególne wydatki związane z organizacją spotkań w ramach danej części zamówienia |
Zgodnie z zaleceniami Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój, Zamawiający określa maksymalne limity kosztów na poszczególne wydatki związane z organizacją spotkania: – kolacja 35 zł brutto na osobę (45 osób), – nocleg, wraz ze śniadaniem – 220 zł brutto za osobę (45 osób)w przypadku noclegu w hotelu max. 3 gwiazdkowym, spełniającym wymagania OPZ, – obiad 35 zł brutto na osobę (72 osób), – całodzienny serwis kawowy 15 zł brutto na osobę (72 osób), – zakup materiałów składający się z teczki, notesu, długopisu – 9 zł brutto (60 osób), – zakup materiałów składający się z teczki, notesu, długopisu, pendrive – 24 zł brutto (12 osób), – wynajem sal konferencyjnych/warsztatowych – 75 zł brutto/ 1 h (łącznie 24 h) |
| 4 | Hotel | Hotel/ośrodek konferencyjny lub inny obiekt wyposażony w salę szkoleniową (co najmniej 3 gwiazdkowy * lub odpowiadający standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodka) dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Miejsce spotkania informacyjnego/warsztatowego powinno posiadać co najmniej podjazd dla osób z niepoprawnością ruchową oraz pomieszczenia wyposażone w węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Co najmniej jeden pokój do zakwaterowania uczestników powinien być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową.*Hotel 3 gwiazdkowy w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004 r. nr 223, poz. 2268 z późn. zm.). Miejsca noclegowe oraz miejsce podawania posiłków muszą znajdować się w jednym budynku (bez konieczności wyjścia na zewnątrz przy przemieszczaniu się pomiędzy tymi pomieszczeniami) oraz muszą zapewniać dostęp dla osób We wszystkich pomieszczeniach zagwarantowana temperatura na poziomie 21-230C. Możliwość regulacji temperatury Obiekt nie może być w trakcie prac remontowo-budowlanych |
| 5 | Planowana liczba uczestników | Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże Wykonawcy wstępny Harmonogram spotkania (zlecenie) zawierający co najmniej informacje o liczbie osób, oraz sal, a także pozostałych elementach zamówienia wymienionych w formularzu cenowym.Do 3 dni przed terminem Spotkania Zamawiającemu przysługuje prawo do zmniejszenia liczby uczestników (oraz zapotrzebowania na nocleg i wyżywienie oraz pozostałe elementy zamówienia wymienione w formularzu cenowym, związane z danym Spotkaniem) o 30% liczby wyszczególnionej w Harmonogramie. Ostateczną liczbę uczestników spotkania Zamawiający określi na 2 dni przed spotkaniem. Brak informacji ze strony Zamawiającego oznacza, iż w spotkaniu weźmie udział maksymalna liczba osób wskazana w zamówieniu. W takiej sytuacji Wykonawca jest zobowiązany zapewnić noclegi, wyżywienie, materiały szkoleniowe, itp. dla maksymalnej liczby osób wskazanej w zamówieniu |
| 6 | Sala/sale | Sale wykorzystywane podczas spotkania przez Zamawiającego, dostępne w dniach spotkania od godz. 9:00 do godz. 17:00
Sala konferencyjna i sale warsztatowe powinny być przestrzenne i jasne. Odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej. Krzesła miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka Sala konferencyjna wyposażona zgodnie z potrzebami projektu, m.in. w stoły, krzesła, rzutnik multimedialny z ekranem, komputer, tablice flipchart lub tablice suchościeralne, bezprzewodowy dostęp do Internetu oraz koszty utrzymania sali, w tym energii elektrycznej – wydatek kwalifikowalny, sala oraz budynek, w którym się ona znajduje, zapewnia dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne). Wynajem sali zaplanowano na 8 godzin dla 48 uczestników spotkania. Dwie sale warsztatowe wyposażona zgodnie z potrzebami projektu, m.in. w stoły, krzesła, rzutnik multimedialny |
| 7 | Oznakowanie | Wykonawca wykona i umieści oznakowanie zawierające informację o spotkaniu w miejscach związanych z jego organizacją (wejście do budynku, droga do recepcji i sali, drzwi każdej sali (konferencyjnej i warsztatowej), w której będzie odbywało się spotkanie. Oznaczenie sali w budynku oraz informacja o spotkaniu muszą zostać wykonane na papierze A4, wydruk w pełnym kolorze, wg projektu przekazanego przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy via e-mail. W dniu podpisania umowy, Wykonawca jest zobowiązany podać nazwy wszystkich sal, w których odbywać się będzie spotkanie. Oznaczenie sali w budynku oraz informacja o spotkaniu muszą zostać wykonane na papierze A4, wydruk w pełnym kolorze, wg projektu przekazanego przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy via e-mail. W dniu podpisania umowy, Wykonawca jest zobowiązany podać nazwę sali, w której odbywać się będzie spotkanie. |
| 8 | Recepcja | Wykonawca zorganizuje oddzielne stanowisko recepcyjne oraz zapewni
1 osobę do obsługi recepcji – rezydenta (godziny pracy recepcji Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem spotkania). W dniu spotkania miejsce dla recepcji z wyłożoną listą obecności, drukami delegacji zlokalizowane bezpośrednio przed salą plenarną. Do zadań obsługi recepcji będzie należało: rejestrowanie uczestników, nadzór nad podpisywaniem listy obecności Stół recepcyjny powinien być przykryty czystym obrusem, Rezydent zobowiązane są do schludnego, galowego ubioru. Kobieta: żakiet, spódnica do kolana bądź za kolano lub spodnie, elegancka koszula/bluzka; mężczyzna: garnitur i elegancka koszula. |
| 9 | Obsługa techniczna | Przez cały czas trwania spotkania Wykonawca zapewni min. 1 osobę do obsługi spotkania – zwaną dalej Przedstawicielem Wykonawcy, która będzie obecna przez cały czas trwania spotkania w miejscu realizacji spotkania (osoba ta będzie również zobowiązana przekazać przedstawicielom Zamawiającego numer telefonu komórkowego, pod którym będzie dostępna w trakcie trwania spotkania). Do zadań Przedstawiciela wykonawcy należeć będzie opieka nad poprawną realizacją spotkania, reagowanie na wszystkie zgłoszenia/zastrzeżenia uczestników spotkania, takie jak m.in.: niepoprawnie działający sprzęt, realizacja wydruku dodatkowych materiałów i inne. Wykonawca odpowiada za całą dokumentację (lista obecności, itp.) oraz materiały w trakcie spotkania. Jest zobowiązany rozliczyć się z posiadanych dokumentów i dostarczyć je do siedziby Zamawiającego, w terminie do 3 dni od zakończenia spotkania |
| 10 | Ramowy harmonogram spotkania | Na 3 dni przed terminem spotkania Zamawiający przekaże Wykonawcy ramowy harmonogram spotkania, na podstawie którego określone zostaną godziny posiłków, godziny trwania spotkania oraz pozostałe kwestie organizacyjne. |
| 11
|
Wyżywienie | Ostateczna liczba osób korzystających z wyżywienia zostanie określona na 2 dni przed terminem spotkania.
Kolacja (dla osób nocujących w dniu poprzedzającym spotkania) Wymagania: miejsca podawania posiłku takie jak w przypadku obiadów. Śniadanie (dla osób nocujących): Wymagania: miejsca podawania posiłku takie jak w przypadku obiadów. Całodniowy serwis kawowy (dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez zamawiającego na 2 dni przed terminem spotkania): nieograniczony dostęp podczas trwania spotkania, serwis powinien być zorganizowany przy sali plenarnej, uzupełniany na bieżąco. Obiad (dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez zamawiającego na 2 dni przed terminem spotkania): powinien być serwowany w osobnym pomieszczeniu (nie w sali w której prowadzone będą zajęcia) umożliwiającym zajęcie pozycji siedzącej przez wszystkich uczestników spotkania. Na stołach powinny leżeć czyste obrusy. Wymagania minimalne w stosunku do serwowanych posiłków: Serwis kawowy powinien składać się z: gorącej wody (wrzątku), kawy (naturalnej i rozpuszczalnej, herbaty (owocowa, zielona i czarna), mleka do kawy, cukru, pokrojonych cytryn, 1 rodzaju 100% soku owocowego, wody mineralnej gazowanej oraz niegazowanej, min. 3 rodzajów ciasteczek koktajlowych, min. 3 rodzajów słonych przekąsek (np. paluszki, krakersy), min. 2 rodzajów owoców. Obiad powinien składać się z: 2 rodzajów dań do wyboru (jedno mięsne oraz jedno bezmięsne), 2 rodzajów surówek, Kolacja powinna składać się z: dania ciepłego, przekąsek zimnych (co najmniej 2 rodzaje przekąsek mięsnych oraz co najmniej 2 rodzaje przekąsek bezmięsnych), pieczywa: jasnego i ciemnego, napojów gorących (kawa – naturalna i rozpuszczalna), herbata (owocowa, zielona i czarna), Śniadanie powinno zawierać składniki takie, jak kolacja oraz dodatkowo: płatki śniadaniowe, mleko, jogurt. W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia:
|
| 12 | Nocleg | Nocleg w dniu poprzedzającym spotkanie z 26.10.2018 na 27.10.2018 r. Wykonawca zapewni 29 miejsc noclegowych tj.: 10 pokoi dwuosobowych i 9 jednoosobowych.
W dniu poprzedzającym spotkanie z 09.11.2018 na 10.11.2018 r. zapewni 16 miejsc noclegowych tj.: Wszystkie pokoje z łazienką, z możliwością dostępu do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu. Ostateczna liczba noclegów zostanie określona na 2 dni przed terminem spotkania. |
| 13 | Dostęp do ksero i drukarki | Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość skopiowania i druku w pełnym kolorze 500 kartek A4.
Za skopiowanie i druk materiałów odpowiadać będzie Przedstawiciel Wykonawcy, któremu Zamawiający lub prelegenci będą w trakcie spotkania przekazywać materiał do powielenia. |
| 14 | Materiały | Wykonawca przygotuje następujące materiały na spotkanie, po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika spotkania:
1. Zestaw składający się z teczki, notesu, długopisu 2. Pendrive dla 12 uczestników spotkania oraz wgra dane dotyczące spotkania przekazane przez Zamawiającego Na pendrive i zestawie muszą zostać umieszczone co najmniej logotypy: Wykonawca przekaże każdemu uczestnikowi spotkania skompletowany zgodnie z wytycznymi Zamawiającego zestaw materiałów przeznaczonych Materiały na spotkanie będą przekazywane uczestnikom |
| 15 | Potwierdzenie należytego wykonania zamówienia | Podstawą do rozliczenia organizacji spotkania jest protokół realizacji zamówienia, sporządzony przez Zamawiającego na podstawie treści opisu danej części postępowania, w którym Zamawiający będzie nanosił uwagi co do sposobu realizacji zamówienia przez Wykonawcę.
Wykonawca lub Przedstawiciel Wykonawcy będzie zobowiązany do potwierdzenia w protokole faktu niezgodności realizacji zamówienia z opisem danej części postępowania lub do usunięcia niezgodności w trybie natychmiastowym. Brak podpisu Wykonawcy lub jego Przedstawiciela na protokole lub nieusunięcie zgłoszonych Wykonawcy niezgodności, stanowić będzie podstawę do naliczenia Wykonawcy kar umownych przewidzianych w umowie. |
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych lub wariantowych
WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:
- Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
- Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakazują obowiązek ich posiadania.
- Posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie.
- Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
- Nie są powiązani osobowo i kapitałowo z Zamawiającym i współpartnerami projektu. Zamawiający nie może udzielić zamówienia Wykonawcom powiązanym z nim oraz współpartnerami projektu osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym i współpartnerami projektu lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego i partnerów projektu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego i partnerów projektu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu, co najmniej 10 % udziału lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki i kurateli.
Oferent jest obowiązany dołączyć do formularza ofertowego oświadczenie (załącznik nr 3) o braku w/w powiązań pomiędzy składającym ofertę a Zamawiającym i współpartnerami.
INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW
- Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. t.j. Dz.U. z 2017 poz. 1481), osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. t.j. z 2017 r. poz. 1219).
Dokonany przez Wykonawcę wybór sposobu złożenia informacji/oświadczeń/ dokumentów powinien uwzględniać obowiązek zachowania przez Wykonawcę wymagań w zakresie pisemnej formy oferty oraz obowiązku zachowania charakteru/postaci składanych dokumentów i oświadczeń określonych rozdziale VIII.
- W przedmiotowym postępowaniu, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji:
- pisemnie na adres:
Polska Izba Motoryzacji
Ul. Grażyny 13, 02-548 Warszawa
- faksem na nr (22) 3507350
- drogą elektroniczną na adres: sekretariat@pim.org.pl
TERMIN REALIZACJI ZADANIA
Planowany termin realizacji zadania – od 27 października 2018 r.; 10 października 2018 r.
WARUNKI ZMIANY UMOWY
Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji przedmiotu zamówienia w wyniku konsultacji przeprowadzonych z Wykonawcą, które będą miały wpływ na jakość realizacji umowy i jakość wykonanej usługi w ramach zlecenia.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminów spotkań.
Wycenę proszę przesłać na adres e-mail: sekretariat@pim.org.pl w terminie do 15 października 2018 r. do godz. 15.00, wpisując w temacie wiadomości: „organizacja spotkania”
Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 4.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju
w Warszawie, (00-926) ul. Wspólna 2/4 - Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – iod@miir.gov.pl
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (szacowanie wartości zamówienia)
- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579
i 2018), dalej „ustawa Pzp, upoważnione na podstawie przepisów prawa, a także podmioty, które na podstawie umów zawartych z administratorem świadczą na jego rzecz usługi archiwizacyjne, informatyczne i prawne - Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale niezbędne w celu wzięcia udziału
w postępowaniu na etapie szacowania wartości zamówienia - W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO
- Posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO
- prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO
- nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
załącznik 1 Formularz ofertowy
załącznik 3 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych
