GEFCO: Cyfryzacja dokumentacji celnej i metoda pojedynczego okna od 2021 roku

Photo working process. Account manager working new global project in office. Using tablet. Graphics icons, worldwide stock exchanges interface.

Warszawa, 19 września 2019 r.

Cyfryzacja dokumentacji ułatwia handel oraz zmniejsza koszty i pozwala zaoszczędzić cenny czas, jednak branża logistyczna nadal marnuje pieniądze na papierowe deklaracje celne i podatkowe. A to właśnie transakcje w formie cyfrowej umożliwią spedytorom i przewoźnikom dużo szybszą i bezpieczniejszą obsługę przy rosnących obrotach w handlu międzynarodowym.

Mia Mikic, dyrektor Departamentu Handlu, Inwestycji i Innowacji z Komisji Gospodarczo-Społecznej Narodów Zjednoczonych ds. Azji i Pacyfiku zauważa, że „75 proc. opóźnień w wysyłkach jest spowodowanych przez procedury celne i podatkowe oraz kontrole ładunku. ‘Biurokracja’ może kosztować nawet do 15 proc. wartości przewożonego towaru”.

Idea dematerializacji, czyli przechodzenie z formy papierowej na elektroniczną, jest istotną częścią strategii Komisji Europejskiej na rzecz Unii Celnej. Jest realizowana w celu podniesienia konkurencyjności europejskich przedsiębiorstw poprzez ułatwienie handlu, przy jednoczesnym zwiększeniu bezpieczeństwa granic zewnętrznych. Rezultatem tych działań będzie bardziej wydajne i nowoczesne środowisko celne. Projekt dematerializacji celnej rozpoczął się w 2003 roku. Do 31 grudnia 2020 r. wszystkie procedury celne realizowane z udziałem papieru mają być zastąpione procedurami elektronicznymi.

Rola pojedynczego okna w handlu

Kluczowym elementem pozbycia się papierowej dokumentacji jest wdrożenie tzw. pojedynczego okna w obrocie towarowym z zagranicą (single window). Europejska Komisja Gospodarcza opisuje pojedyncze okno jako „narzędzie, które umożliwia stronom zajmującym się handlem i transportem spełnienie wszystkich wymogów regulacyjnych związanych z importem, eksportem i tranzytem poprzez złożenie wszelkich wymaganych informacji i dokumentów w jednym miejscu”.

W praktyce single window pozwala na jednoczesną elektroniczną wymianę informacji i dokumentów pomiędzy różnymi jednostkami administracji publicznej i firmami oraz skrócenie czasu czynności urzędowych, co przekłada się bezpośrednio na krótszy czas odpraw.

Francuskie służby celne opracowują własne krajowe rozwiązania z zakresu single window (Guichet Unique National „GUN”). Dzięki tym regulacjom przedsiębiorcy nie muszą zgłaszać się do każdej z kilkunastu jednostek administracji publicznej w celu uzyskania odpowiednich pozwoleń, licencji i certyfikatów dla przewozu towarów podlegających specjalnym przepisom (np. towary strategiczne, produkty pochodzenia zwierzęcego).

Zalety dematerializacji

Cyfrowa odprawa celna eliminuje konieczność wymiany druków między organami handlowymi i regulacyjnymi, eliminując potrzebę drukowania i ręcznego załączania dokumentów do przesyłek. Dokumenty drukowane lub odręczne mogą być nieczytelne, błędnie oznakowane lub mogą zostać zgubione, co przekłada się bezpośrednio na dłuższy proces ich przetwarzania, dodatkowe koszty i opóźnienia. Przetwarzanie w formie elektronicznej oznacza z kolei, że organy regulacyjne mogą natychmiast przekazywać swoje decyzje dotyczące zwolnienia / wstrzymania / płatności drogą elektroniczną, co znacznie skraca czas oczekiwania i redukuje koszty.

Niektórzy czują się bezpiecznie posiadając odpowiednie dokumenty na papierze. Jednak wprowadzając cyfrowy obrót dokumentami, żaden z nich nigdy nie zostanie utracony, gdyż wszystkie elektroniczne informacje będę przywoływane w deklaracjach celnych z podaniem ich stałej cyfrowej lokalizacji. W celu zwiększenia bezpieczeństwa oraz zapewnienia autentyczności i integralności danych obowiązywać ma podpis elektroniczny. Ponadto wszystkie e-dokumenty i podpisy elektroniczne są automatycznie archiwizowane, co znacznie wydłuża ich żywotność. W sytuacji, gdy potrzebujemy odzyskać dany dokument, możemy go z łatwością pobrać. Dodatkowo wyeliminowanie całej dokumentacji papierowej wpływa pozytywnie na środowisko naturalne.

Korzyści wynikające z przyjęcia modelu single window przedkładają się zarówno na przedsiębiorców, jak i jednostki administracji publicznej, które mogą zapewnić lepsze zarządzanie ryzykiem, zwiększyć poziom bezpieczeństwa, a co za tym idzie i większe wpływy do budżetu państwa. Przedsiębiorcy z kolei skorzystają z przejrzystej i przewidywalnej interpretacji obowiązujących zasad, a także z lepszego wykorzystania zasobów ludzkich i finansowych. To bezpośrednio wpłynie na zwiększenie produktywności i konkurencyjności.

– Cyfryzacja dokumentacji celnej jest pierwszym krokiem do digitalizacji handlu w celu przyspieszenia i zwiększenia wiarygodności przepływów. Grupa GEFCO już pracuje nad metodami archiwizacji dokumentów celnych, tak aby zapewnić efektywną wymianę informacji z naszymi interesariuszami oraz zmniejszyć zużycie papieru – komentuje Olivier Thouard,
Director Customs and Tax Representation w Grupie GEFCO.

Jest jeszcze wiele dróg, które mogą skierować handel w stronę pełnej cyfryzacji, jednak to e-dokumenty i model single window razem umożliwią spedytorom i przewoźnikom dużo szybszą, bezpieczniejszą i efektywniejszą obsługę przy rosnących obrotach w handlu międzynarodowym.

Więcej informacji o GEFCO znajdziesz na stronie http://pl.gefco.net/pl/newsroom/newsy 

Polub profil GEFCO Polska na Facebooku: www.facebook.com/GEFCOPolska

Źródła:

https://logistics.public.lu/en/formalities-procedures/online-tools/customs-excise-tools.html
https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/electronic-customs_en
http://www.douane.gouv.fr/Portals/0/fichiers/professionnel/dedouanement/dedouanez-en-france/customs-clearance-in-france-(en).pdf
http://tfig.unece.org/contents/single-window-for-trade.htm
http://www.wcoomd.org/-/media/wco/public/global/pdf/topics/facilitation/activities-and-programmes/single-window/compendium/swcompendiumvol2partvi.pdf

O Grupie GEFCO

GEFCO jest światowym liderem w zakresie kompleksowych rozwiązań dla łańcucha dostaw i europejskim liderem logistyki dla branży motoryzacyjnej. W oparciu o 70-letnie doświadczenie oraz zespół 15 000 pracowników, GEFCO projektuje inteligentne i elastyczne rozwiązania łańcucha dostaw w różnych sektorach przemysłu. Grupa działa w 47 krajach, a dzięki silnej sieci partnerów o zasięgu globalnym obsługuje 300 lokalizacji na całym świecie. W 2018 roku przychody Grupy GEFCO wyniosły 4,6 mld euro.

www.gefco.net