Nie jest możliwe skuteczne zarządzanie serwisem motoryzacyjnym tylko poprzez analizę kosztów jego funkcjonowania. Nie jest także możliwe zarządzanie, czy chociażby kierowanie serwisem, bez oglądania się na koszty. Pisząc o serwisach motoryzacyjnych rozumiem przez to zarówno serwisy mechaniczne, blacharsko-lakiernicze oraz oponiarskie a także większe przedsiębiorstwa tej branży.
Analiza kosztów – czy od tego jest księgowość?
W większych, bardziej rozbudowanych organizacjach, systemy kierowania i zarządzania działami są na ogół w pewien sposób uporządkowane. Najwięcej problemów występuje jednak w małych firmach, w których właściciel jest jednocześnie i kierownikiem i zaopatrzeniowcem a czasami także mechanikiem czy lakiernikiem. W warsztatach oponiarskich natomiast pracuje on, w sezonach wymiany opon, na równi ze swoimi pracownikami. W takim układzie trudno jest znaleźć czas, siły i ochotę na bieżącą analizę kosztów. W firmach takich występuje jeszcze dodatkowe utrudnienie w postaci rodzaju prowadzonej księgowości. Najczęściej jest to księgowość uproszczona prowadzona w oparciu o Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów przez zewnętrzne Biuro Rachunkowe. Taki sposób księgowania kosztów i przychodów bardzo utrudnia a czasami wręcz uniemożliwia prawidłową analizę zarówno po stronie kosztów jak i dochodów. Zapewnienie prawidłowości księgowości podatkowej daje poczucie bezpieczeństwa w stosunku do „fiskusa”, nie zapewnia jednak możliwości analitycznych.
Nikt nie wymaga od właścicieli firm aby posiadali głęboką wiedzę ekonomiczną, jednakże podstawy tejże wiedzy na temat kosztów i ich wpływu na funkcjonowanie firmy jednak mieć powinni. Wiedza taka daje możliwość kontrolowania kosztów w różnych układach i na różnych poziomach ich powstawania. Brak subkont księgowych w księgowości uproszczonej daje się zastąpić poprzez indywidualnie opracowywane tabele, ale właśnie do tego potrzebne jest to minimum wiedzy o kosztach. Najczęściej stosowanym podziałem kosztów jest podział na koszty rodzajowe księgowane w zależności od miejsca ich powstawania na oddzielnych subkontach księgowych. Koszty operacyjne (z podziałem na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie, z wydzielonymi kosztami wynagrodzeń) stanowią podstawę analizy kosztów funkcjonowania serwisu lub całej firmy. Byłoby ideałem, gdyby udało się określać udział poszczególnych rodzajów kosztów w sumie kosztów operacyjnych serwisu. Taka możliwość dałaby podstawę do analizy wpływu zmian poszczególnych rodzajów kosztów na wynik serwisu, w tym głównie na poziom kosztu roboczogodziny.
Oprócz kosztów operacyjnych pod szczególną kontrolą powinny znajdować się koszty ogólnozakładowe. Koszty ogólnozakładowe to takie koszty, które powstają niezależnie od podstawowej działalności serwisu. Zaliczamy do nich między innymi koszty wynagrodzeń księgowości, reklamy czy innej niż serwisowa działalności firmy (np.: usługi holowania). Jednym z elementów kosztów ogólnozakładowych jest również amortyzacja środków trwałych. Czasem koszty amortyzacji są odmiennie księgowane, lecz na ogół podchodzi się do nich globalnie, w skali całej firmy. Ponoszenie kosztów amortyzacji środków trwałych może spowodować nadmierne obciążenie serwisu kosztami, podniesienie kosztu roboczogodziny i w rezultacie zmniejszenie dochodowości serwisu.
Reasumując: księgowość nie jest od analizy kosztów!
Co to znaczy koszt roboczogodziny?
Koszt roboczogodziny to koszt pojedynczej sprzedanej przez serwis roboczogodziny. Określenie „pojedynczej” należy rozumieć jako jednej uśrednionej godziny. Słowo „sprzedanej” może wzbudzić pewne wątpliwości bo jak należy rozumieć godzinę sprzedaną? Dlaczego godzina sprzedana a nie na przykład przepracowana przez pracownika (mechanika czy lakiernika) lub wręcz godziny obecności? Otóż dlatego, że tylko poprzez godziny sprzedane klientom serwis jest w stanie zarobić na koszty. Nie jest istotne jak długo pracownicy przebywają w pracy, ani ile czasu poświęcają na dokonanie naprawy, istotne jest tylko, ile z tego czasu zostało sprzedane klientom. Klient bowiem nie zapłaci za czas przestojów spowodowanych brakiem części. Żaden klient nie zapłaci również za złą organizację pracy ani za inne nieuzasadnione technologicznie przerwy. Stąd pojęcie roboczogodziny nie odnosi się do jednej godziny zegarowej, lecz do technologicznego czasu naprawy pojazdu. Na przykład: przy stosowaniu systemu Audatex, Eurotax lub DAT do kosztorysowania napraw blacharsko-lakierniczych ilość roboczogodzin naliczana jest zgodnie z technologią naprawy.
Najprostszym sposobem oszacowania kosztu roboczogodziny w serwisie jest określenie sumy wszystkich kosztów serwisu przypadających na określony okres czasu i podzielenie przez sumę wszystkich sprzedanych w tym okresie roboczogodzin. Tak obliczona wartość jest zgrubnym odwzorowaniem poniesionych przez serwis kosztów na sprzedanie każdej roboczogodziny w okresie czasu, którego to wyliczenie dotyczy. Przy takim wyliczeniu wartość kosztu roboczogodziny jest obarczona błędem wynikającym z nieprecyzyjnego określenia rzeczywiście poniesionych kosztów oraz nie uwzględnienia wszystkich elementów czasu sprzedanego.
Wyliczenie kosztu roboczogodziny (rbh) stanowi podstawę do określenia prawidłowej stawki za serwisowe prace naprawcze lub obsługowe. Dodanie marży, na ogół na poziomie od 20 do 30 procent, do wyliczonego kosztu rbh pozwala ustalić taką stawkę, która nie tylko zapewni pokrycie ponoszonych kosztów ale i pozwoli osiągnąć zysk gwarantujący możliwość konkurowania na rynku usług motoryzacyjnych oraz nadążania za zmianami w produkcji pojazdów, co wymaga modernizowania i unowocześniania narzędzi specjalistycznych w wyposażeniu serwisu.
Wzrost świadomości właścicieli firm, w zakresie znajomości kosztu roboczogodziny i określenia stawki za prace serwisowe skutkuje dużym zapotrzebowaniem na tego rodzaju usługę świadczoną przez Polską Izbę Motoryzacji. Największe znaczenie ma to w odniesieniu do usług w serwisach blacharsko-lakierniczych, w których rozliczenia napraw w TU, w znacznym procencie kończą się sporem sądowym.
Maciej Brzeziński
Ekspert Polskiej Izby Motoryzacji
Jednym z tematów XIV Dyskusyjnego Forum Ubezpieczeń Komunikacyjnych, które odbędzie się w Warszawie w dniach 10-11.12.2019r. (www.forumubezpieczen.com) będzie między innymi omawiany kontrowersyjny temat „średniej” stawki roboczogodziny, która… nie istnieje! „Jak certyfikat RBH pomaga w uzyskaniu należnej kwoty za naprawę” – takie zagadnienie zostanie przedstawione m.in. przez właściciela niezależnego serwisu, który uzyskał wyliczenie stawki RBH.
