EY: Ryczałt od aut służbowych

Nowe przepisy pozwalają na jednoznaczne określenie wartości świadczenia uzyskiwanego przez pracownika z tytułu użytkowania samochodu służbowego dla celów prywatnych. Wartość takiego świadczenia ustalać się będzie w wysokości 250 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3 – co przy stawce podatkowej 18% oznacza kwotę 45 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku lub 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3, czyli 72 zł zryczałtowanego miesięcznego podatku. Zdaniem ekspertów EY, pozwoli to uporządkować i uprościć zasady rozliczania.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca – wartość świadczenia ustalana będzie za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych – w wysokości 1/30 ww. kwot. Jeżeli natomiast świadczenie przysługujące pracownikowi jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w ustawie i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

W efekcie wprowadzanych zmian pojawi się obciążenie wynikające z zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne w kwocie 100-150 złotych. O ile do tej pory posiadanie w firmie osobnej polityki samochodowej było wskazane, ale nie zawsze konieczne, teraz – wobec nadchodzących zmian w podatkach – ustawodawca w praktyce wymusił sporządzanie takiego wewnętrznego dokumentu, aby zachować spójność pomiędzy podatkami dochodowymi i VAT.-  Oszczędności na podatku dochodowym można będzie osiągnąć dzięki wyraźnemu uregulowaniu w polityce samochodowej zakresu użytku prywatnego aut firmowych. Należy pamiętać, aby zapisy regulaminu odzwierciedlały rzeczywistość, a więc trzeba będzie wziąć pod uwagę sezonowość takiego użytkowania aut przez pracowników.  Wielu właścicieli flot samochodowych zezwala pracownikom na użytek prywatny samochodu podczas urlopu, a te jak wiadomo częściej zdarzają się w okresie lata i ferii zimowych. Musi być także przewidziany „bezpiecznik”, który taką regulację uczyni dostatecznie elastyczną, aby uniknąć zarzutu nieadekwatności liczby dni prywatnego użytku w miesiącu do rzeczywistości. Rolę takiego mechanizmu może przyjąć zapis, aby w razie użytku ponad wskazaną w regulaminie liczbę, obowiązek stosownego zgłoszenia spoczywał bezpośrednio na pracowniku. Największy obszar oszczędności drzemie natomiast  w składkach na ZUS. Okazuje się bowiem, że chociaż co do zasady taki ryczałt będzie podlegał oskładkowaniu, to o ile zadbamy o to właściwie w treści polityki samochodowej, będzie jednak możliwe uniknięcie składek – mówi Marek Jarocki, dyrektor w dziale doradztwa podatkowego Ernst & Young.

Najlepszą metodą na precyzyjne uregulowanie zasad korzystania z samochodów służbowych jest sporządzenie polityki samochodowej. Polityka powinna składać się z regulaminu korzystania z samochodów oraz umowy powierzenia mienia pracownikowi. Istnienie takiego regulaminu posłuży stworzeniu przejrzystych i obiektywnych zasad, które znane będą wszystkim pracownikom. Pracodawca może dowolnie kształtować postanowienia regulaminu, pamiętając jednak by jego treść nie była sprzeczna z ustawą, zasadami współżycia społecznego bądź też nie miała na celu obejścia ustawy. Polityka powinna być dostosowana do specyfiki działalności danej filmy, nie ma możliwości stworzenia jednolitego uniwersalnego regulaminu. Dodatkowo polityka korzystania z samochodów służbowych powinna regulować kwestie przyznawania samochodów służbowych, zasady ich użytkowania oraz odpowiedzialności pracownika za powierzony samochód. – Kwestia powierzenia samochodów służbowych budzi również liczne wątpliwości. Wynika to z faktu, iż przepisy prawa pracy nie narzucają konkretnej formy, w jakiej powierzenie mienia powinno nastąpić. W konsekwencji rodzi to liczne wątpliwości – w szczególności co do prawnego uregulowania sposobu przekazania samochodu, odpowiedzialności pracownika za powstałe szkody w związku z użytkowaniem samochodu, możliwości wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych czy też kwestii zwrotu samochodu oraz rozliczeń końcowych z pracownikiem – dodaje Aleksandra Mazur-Zych, radca prawny, kancelaria prawna EY Law.

Warto również pamiętać o zmianach dotyczących podatku VAT dotyczących samochodów. Mimo, że zmiany weszły już od 1 kwietnia 2014 roku, rozliczenia podatku VAT w tym obszarze mogą budzić wciąż liczne wątpliwości. – Rozliczanie VAT od samochodów, paliwa i innych wydatków związanych z samochodami  trzeba rozpatrywać wspólnie z innymi podatkami, w szczególności dochodowymi. Trudno, np. twierdzić, że pracownik używa samochodu wyłącznie dla celów służbowych, a na gruncie PIT jest mu doliczany przychód z tytułu nieodpłatnego użytku prywatnego. Ta spójność powinna być zapewniona na etapie polityki używania samochodów przez pracowników, w przeciwnym razie nawet jeśli unikniemy kłopotów z VAT  możemy stracić na podatku w innym obszarze. Ważne jest więc, żeby przyjęte podejście było nie tylko dobrze udokumentowane, ale – co najważniejsze – zgodne z rzeczywistością – radzi Dorota Pokrop, dyrektor w zespole podatków pośrednich EY.

Przypomnijmy: wszelkie wydatki związane z użytkowaniem samochodów osobowych przez pracowników umożliwiają pełne odliczenie VAT tylko wtedy, gdy dany pojazd jest używany wyłącznie dla celów służbowych. Musi być to potwierdzone szczegółową ewidencją przebiegu pojazdu oraz auto musi być zgłoszone do urzędu skarbowego. Jeśli choćby w niewielkim stopniu pojawia się użytek prywatny  lub przedsiębiorca nie jest w stanie prowadzić wymaganej ewidencji, wówczas może odliczać wyłącznie 50% VAT z wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych (ale nie od paliwa, gdzie odliczenie taki będzie możliwe dopiero od 1 lipca 2015 r.). I tu pojawia się wiele pytań i wątpliwości dotyczących właściwej interpretacji przepisów w konkretnych przypadkach pojawiających się w codziennej praktyce biznesowej.

IBRM Samar