Krajowy System e-Fakturowania, którego wejście w życie planowane było pierwotnie na lipiec 2024, to prawdziwa rewolucja w zarządzaniu fakturami dla polskich przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy polegali na tradycyjnych, papierowych dokumentach. Odroczenie terminu KSeF, które zostało głoszone w styczniu tego roku, nie oznacza jednak, że w ogóle nie wejdzie on w życie – prawdopodobna data wejścia w życie obowiązku fakturowania elektronicznego w Polsce to 2025 rok. Warto zatem wykorzystać zyskany czas i wdrożyć firmę w nową rzeczywistość zanim będzie to wymagane prawnie. Jak przygotować się na nadchodzący obowiązek e-fakturowania już w 2024 r.?
KSeF w pigułce
Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Istotą jego wprowadzenia jest wystawianie e-faktur w oparciu o ustalony przez Ministerstwo Finansów wzorzec na bazie schemy XSD. W praktyce prawie każda e-faktura B2B będzie musiała być zarejestrowana w KSeF, ponieważ obowiązek wystawiania e-faktur za pośrednictwem KSeF będzie dotyczył podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, z niewielkimi wyłączeniami i fakultatywnością faktur RR. Tak wystawione faktury będą przechowywanie i przetwarzanie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) po uprzedniej weryfikacji ich poprawności.
System ma ujednolicić sposób rozliczania się przedsiębiorców, usprawnić komunikację z administracją podatkową i zapobiegać oszustwom podatkowym.
E-fakturę można wystawić za pomocą bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów. To rozwiązanie będzie dedykowane raczej przedsiębiorcom posiadającym niewielkie liczby dokumentów. W przypadku większych podatników wystawiających dużą liczbę faktur, rekomendowane jest korzystanie z rozwiązań komercyjnych, pozwalających zautomatyzować procesy. W takim wypadku KSeF nie komunikuje się z systemami do wystawiania i odbierania faktur w przedsiębiorstwach bezpośrednio, ale przez dodatkowe systemy informatyczne, których zadaniem jest między innymi konwersja natywnych formatów faktur na wymagany przez Ministerstwo Finansów.
Przygotowanie firm do KSeF a przesunięcie terminu
Krajowy System e-Fakturowania miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., ale Ministerstwo Finansów odroczyło tę datę ze względu na krytyczne błędy w systemie informatycznym KSeF, zarówno w kodzie samej aplikacji, jak i infrastrukturze ją obsługującej. Nowa data wejścia w życie KSeF jest obecnie nieznana, natomiast prognozuje się, że nastąpi to w 2025.
Na podstawie badań Grant Thornton wynika, że tuż przed ogłoszeniem przesunięcia terminu KSeF niewiele przedsiębiorstw było gotowych na zmiany. W dniach 2-19 stycznia tylko co piąta duża i średnia firma w pełni przygotowała się na KSeF, a co czwarta oceniała swój stopień przystosowania jako „wysoki”.
Decyzję Ministerstwa Finansów należy więc oceniać jako pozytywną – dodatkowy czas pozwoli wszystkim zobowiązanym podmiotom na analizę procesów biznesowych odnoszących się do wystawiania i otrzymywania faktur pod kątem ich zgodności z nowymi wymaganiami prawnymi. Ponadto większe przedsiębiorstwa korzystające z rozbudowanych systemów informatycznych ERP zyskują niezwykle cenny czas na weryfikację w ich systemach danych do wystawiania e-faktur zgodnych z nowymi regulacjami oraz implementację niezbędnych rozwiązań z dziedziny e-fakturowania.
Przygotowanie firmy do KSeF w 2024 r. krok po kroku
Nawet jeśli nowy termin KSeF nie został jeszcze ogłoszony, warto pomyśleć o nim już teraz i rozpocząć przygotowania. Wdrożenie nowych rozwiązań wymaga sprawdzenia wewnętrznego obiegu dokumentów, ścisłego określenia zasad wymiany faktur z kontrahentami, a także odpowiedniego przeszkolenia pracowników. Zobacz, jak wdrożyć KSeF krok po kroku.
1. Opracowanie procesów wewnętrznych
Aby usprawnić dostosowywanie wewnętrznych procesów do wymogów KSeF najpierw należy je ustalić i ustandaryzować. Dzięki temu późniejsza integracja systemów przedsiębiorstwa z rozwiązaniami pozwalającymi na efektywne funkcjonowanie z KSeF przebiegnie łatwiej.
2. Przygotowania techniczne
Oprócz szczegółów procesów warto ocenić również możliwość integracji wewnętrznych systemów ERP i finansowo-księgowego z KSeF pod kątem dostępności danych niezbędnych do sporządzania poprawnych faktur ustrukturyzowanych. Konieczna jest także weryfikacja przystosowanie programów i systemów wdrożonych w firmie do połączenia z KSeF.
Taka analiza może wymagać współpracy działu IT, księgowości i nie tylko. Jednak gruntownie przeprowadzona odgrywa kluczową rolę w wyborze systemu do komunikacji z KSeF, a przy tym gwarantuje, że nowe aplikacje, których zadaniem jest wspieranie firm w sprawnej obsłudze faktur ustrukturyzowanych poprzez bezpośrednią integrację KSeF, nie utrudnią czynności administracyjno-księgowych.
3. Identyfikacja ryzyka
Zmiany w przeprowadzaniu modyfikacji procesów związanych z wystawianiem i otrzymywaniem faktur w firmie to szanse na rozwój, ale nie można zapominać też o pewnym ryzyku. Uzgodnienie działań, które będą realizowane na przykład w czasie niedostępności lub awarii KSeF, umożliwi przygotowanie się na niestandardowy sposób odbierania faktur, gdy ona nastąpi.
Po wdrożeniu nowego modelu e-fakturowania w przedsiębiorstwie odpowiedzialność za codzienną pracę operacyjną przejmą wyznaczeni pracownicy. Osoby odpowiedzialne za wysyłanie czy odbieranie faktur ustrukturowanych trzeba zatem wyposażyć w uprawnienia online lub w drodze zawiadomienia ZAW-FA.
Pracownicy firmy powinni być też przeszkoleni z przepisów dotyczących obowiązku e-fakturowania i ich szczegółów, a także ze sposobu wykorzystania wdrożonego systemu do komunikacji z KSeF. Wykorzystanie przedprodukcyjnej wersji systemu KSeF umożliwia wypróbowanie już teraz wymiany e-faktur na nowych zasadach.
4. Wprowadzenie nowego systemu informatycznego
Małe przedsiębiorstwa mogą wystawiać e-faktury za pomocą bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, jednak większe firmy powinny skorzystać z komercyjnych programów, dostosowanych do wysyłania i odbierania dużej liczby e-dokumentów.
Dostępne na rynku rozwiązania wyposażono w funkcjonalności takie jak:
- powiadomienia o otrzymanych fakturach,
- walidacje biznesowe danych wymaganych przez kontrahenta,
- możliwość przekazania załączników do kontrahentów wskazanych przez klienta razem z wystawioną wcześniej e-fakturą w KSeF,
- bieżące aktualizacje pod kątem zgodności z prawem.
Kary dla przedsiębiorców
Brak dostosowania do nowych przepisów podatkowych może oznaczać kosztowne kary. Projekt ustawy wprowadzającej obowiązek e-fakturowania zakłady sankcje dla firm, które:
- wystawiają faktury poza KSeF (np. mailowo),
- wystawiają faktury niezgodne ze wzorcem faktury ustrukturyzowanej (np. w pliku PDF z niewłaściwymi danymi),
- nie przesyłają faktury do KSeF w określonym terminie.
Urząd skarbowy w takim przypadku może nałożyć karę wynoszącą do 100% wysokości podatku wskazanego w zakwestionowanej fakturze. Jeśli jednak w fakturze nie będzie wskazana wartość podatku, kara ma wynosić 18,7% kwoty zobowiązania podatkowego.
Nie czekaj na ostatnią chwilę!
Odroczenie terminu KSeF nie powinno zatrzymać Cię przed przygotowaniami – Krajowy System e-Fakturowania z pewnością wejdzie w życie. Obsługa nowego systemu może okazać się problematyczna szczególnie w dużych firmach, gdzie przejście na e-faktury będzie wiązało się ze znaczną ingerencją w infrastrukturę i procesy biznesowe. Nic więc dziwnego, że ogromne zainteresowanie budzi współpraca z doświadczonymi dostawcami platform EDI, którzy oferują integrację z rządowym systemem KSeF, a przez to łatwiejszą adaptację do nowej rzeczywistości e-faktur. Dlatego warto wykorzystać dany czas, przeanalizować sytuację firmy i wybrać dostawcę systemu do komunikacji z KSeF, a następnie zrealizować proces integracji, który w niektórych przypadkach może się okazać czasochłonny.
Jednym z takich dostawców jest Comarch. Oprogramowanie Comarch EDI KSeF jest w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur, dlatego umożliwia bezproblemową wymianę faktur ustrukturyzowanych, a także oferuje ich walidację i archiwizację. Rozwiązanie można połączyć z dowolnym systemem ERP oraz przeprowadzać konwersje faktur pomiędzy formatami natywnymi a wymaganym formatem XML.
Dowiedz się więcej o Comarch EDI KSeF i rozpocznij przygotowania już teraz!
