Onboarding: Witamy na pokładzie firmy. Kiedy wilk jest syty i owca cała?

Czy wiesz, że 9 na 10 pracowników zostaje w firmie na dłużej, jeśli uczestniczy w skutecznym onboardingu? Czy wiesz, że średnio co trzeci pracodawca przyznaje, że ma problemy ze zrekrutowaniem wykwalifikowanego pracownika. Badania firmy coachingowo-konsultingowej Wynhurst Group pokazują, że w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia co 5 pracownik rezygnuje z pracy.

Jak wejść w struktury organizacji i poznać ją od kuchni? Jak w końcu zrozumieć, czego się ode mnie oczekuje? Wszystko opiera się na dobrych praktykach i wykorzystaniu wachlarza dostępnych narzędzi, również tych związanych z wprowadzeniem nowego pracownika w życie firmy. Aby pracownik poczuł się częścią zespołu. By pracownik mógł w pełni wykorzystać cały swój potencjał. By firma mogła realizować swoje cele biznesowe. Jak powinien wyglądać skuteczny onboarding pracownika w firmie? Czy ten system sprawdza się także, gdy zatrudniamy obcokrajowców?

Dostosuj szkolenie do stanowiska pracy nowej osoby

Onboarding to najogólniej wprowadzenie nowego pracownika do firmy. Proces ten jest zależy od stanowiska pracy zatrudnionej osoby. Zakres szkolenia nowego pracownika będzie więc odmienny w zależności od tego, czy zatrudniliśmy kadrową, handlowca, czy pracownika produkcyjnego z Ukrainy. Jak powinna wyglądać więc organizacja pracy w pierwszych dniach? Nowa osoba w firmie musi przecież nabyć wiedzę, umiejętności i przyswoić zachowania, aby stać się członkiem organizacji i poznać kulturę nowego miejsca pracy. Wiele przedsiębiorstw w czasie pandemii COVID-19 postawiło na digitalizację onboardingu i nadal korzysta z tej praktyki. Wiedza na temat firmy jest przekazywana poprzez tryb online, a wszystkie programy i usprawnienia funkcjonują właśnie w digitalu. Tym samym proces onboardingu pracownika staje się bardziej uproszczony i nie generuje zbędnych kosztów. To bardziej zarządzanie wiedzą niż przeprowadzanie procesu szkoleniowego.

Trzeba jednak uświadomić sobie, że poznanie firmy od podszewki zawsze zajmuje sporo czasu, czy to w trybie online, czy stacjonarnie. Jednak gdy na początku jasno i treściwie przedstawisz, czego spodziewasz się po nowym pracowniku, jaki jest jego zakres obowiązków, z jakich narzędzi i programów będzie korzystać, wówczas Twój pracownik szybciej rozwinie skrzydła, stanie się samodzielny i bardziej produktywny. Taki trening pozwoli mu zyskać wyższą satysfakcję z wykonywanej pracy i łagodzić późniejszy stres zawodowy, który niewątpliwie może się pojawić. Pracownik będzie chciał także zostać w firmie po okresie próbnym.

Onboarding, gdy zatrudniasz cudzoziemców w Polsce

Co dzieje się w przypadku, gdy rekrutujesz cudzoziemców do pracy w Polsce, w tym zarówno pracowników produkcyjnych, jak i różnych specjalistów? W jaki sposób obcokrajowcom zapewnić „dobre wejście” w struktury firmy? Najważniejsza będzie komunikacja, w tym otwartość rekrutera, który wyjaśni dokładnie wszystkie procedury związane z legalizacją pobytu i pracy w Polsce (np. e-mailowo, telefonicznie). Cudzoziemiec musi mieć komplet wszystkich dokumentów, aby spokojnie przekroczyć granicę Polski. Od tego momentu koordynator posługujący się językiem cudzoziemca mu towarzyszy podczas całego okresu pracy w Polsce. Jest z nim w stałym kontakcie e-mailowym i / lub telefonicznym). W razie konieczności udziela tłumaczeń, wyjaśnia kwestie związane np. z: zakwaterowaniem, kwarantanną, transportem do i z miejsca pracy. Pomaga również uregulować np. sprawy związane z założeniem konta bankowego, wizytą u lekarza, tłumaczy niezbędne dokumenty. Jest swoistym łącznikiem między firmą Kontrahenta, gdzie pracuje a centrum pracy tymczasowej, które go zatrudnia.

To właśnie np. Pajmon CPT, który rekrutuje pracowników ze Wschodu i deleguje do zakładów pracy na terenie całej Polski, pomaga cudzoziemcom odnaleźć się na polskim rynku pracy i skutecznie odciąża Klienta biznesowego z procesu rekrutacji i ponoszenia zbędnych kosztów związanych z zatrudnieniem pracownika. To właśnie po stronie centrów pracy takich jak np. Pajmon CPT leżą kwestie administracyjne i rozliczeniowe kosztów pracy obcokrajowców w Polsce.

Wcześniej ustal konkretny plan działania

Pamiętaj, że jasne zasady gry powinny być ustalone zanim nowa osoba postawi pierwszy krok w progach Twojej firmy. Wdrażanie nowej osoby do pracy rozpoczyna się już… podczas rozmowy rekrutacyjnej (tzw. pre-onboarding). To wtedy możesz przedstawić pierwsze informacje na temat firmy, określić codzienne obowiązki i zapowiedzieć, co czeka nowo zatrudnioną osobę na jej stanowisku pracy, również jeśli zatrudniasz obcokrajowców.

Zawczasu musisz zaplanować m.in. to: z kim odbędzie formalne spotkania, jakie zobaczy filmy instruktażowe, z jakich skorzysta materiałów szkoleniowych, jakie pozna programy i narzędzia informatyczne. Te wszystkie kluczowe aspekty usystematyzują plan działania i wyjaśnią funkcjonowanie organizacji, zarówno zdalnie, jak i w samym zakładzie pracy. Kluczowe treści podawaj w przystępnej formie.

W akcję adaptacji zaangażuj inne osoby

Na początku dobrze, gdy osoba wyznaczona z ramienia pracodawcy np. manager ds. spraw pracowniczych, rekruter do kontaktu z cudzoziemcami, czy np. kierownik działu HR opowie o samej firmie: strategii, misji, wizji rozwoju i celach, a także przedstawi strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa i zapozna z „kuchnią firmy”, a w przypadku zatrudnienia np. cudzoziemców do firm Kontrahentów – przedstawi także zakres wykonywanych obowiązków, wskaże miejsce zakwaterowania i udzieli innych przydatnych informacji.

To dobry moment, aby opowiedzieć o tym, czym zajmuje się dana osoba czy konkretny dział przedsiębiorstwa. Dobrze, gdy w onboardingu uczestniczy też kilka osób. O zasadach obsługi narzędzi i programów mogą opowiedzieć inne osoby mające większą wiedzę na wskazane tematy. Jeśli do pracy wdrażamy jedną osobę, wówczas adaptacja będzie prowadzona indywidualnie. Jeśli przyjmujemy grupę osób, wówczas szkolenie będzie zbiorowe. Z kolei w przypadku zatrudnienia cudzoziemców np. w firmie Pajmon CPT „spotkanie zapoznawcze” i wypełnienie wszystkich dokumentów odbywa się w głównej siedzibie – w Rybniku.

Aby pomóc w jeszcze lepszej adaptacji nowo zatrudnionej osobie, każdy z managerów firmy / kierowników powinien być zobligowany do tego, by opowiedzieć o specyfice pracy właśnie w swoim dziale. Z kolei koordynator, gdy zrekrutowaliśmy cudzoziemców do pracy w Polsce, powinien opowiedzieć o warunkach pracę w przedsiębiorstwie, do którego zostanie oddelegowany. Czy do tego użyjemy digitalizacji, to tylko zależy od nas samych.

Jeśli Twoja firma posiada wiele rozproszonych oddziałów, wówczas potrzeba wsparcia platformą e-learningową, która w bardzo krótkim czasie zaznajomią nowego pracownika ze środowiskiem firmy, okaże się rozwiązaniem najlepszym dla Ciebie. To szybkie i efektywne dotarcie do większej grupy pracowników w krótkim czasie.

Nie przyspieszaj procesu adaptacji pracownika

Pierwszego dnia warto zaplanować spotkanie z szefem (w zależności od stanowiska pracy), który przedstawi, jakie ma oczekiwania względem pracownika, na czym mu najbardziej zależy. Trzeba mieć na uwadze to, że pierwsze dni w pracy są bardzo stresujące dla każdego, a natłok informacji wcale nie ułatwia tej oceny. Jednak przyjazne dawkowanie wiedzy, pozytywne nastawienie i chęć podawania pomocnej dłoni w razie jakichkolwiek wątpliwości ze strony pracownika, budują dobre relacje z pracodawcą. Minimalistyczna komunikacja oparta na konkretach to droga do sukcesu. Takie są dzisiaj oczekiwania pracowników, których wymagania wobec pracodawców stale rosną. Z pewnością druga strona szybko dostrzeże taką chęć współpracy, otwartość ze strony przełożonego i innych członków zespołu, a wówczas proces wdrożenia do pracy ma szansę zakończyć się szybciej. Ile może trwać docelowo? Trudno przewidzieć. Mówi się, że proces uczenia się nowego pracownika wynosi od jednego do sześciu miesięcy.

Ważne jest jednak to, aby niczego nie przyspieszać i pozwolić pracownikowi, gdy dostrzega się jego potencjał, poznawać firmę krok po kroku, a jednocześnie wymagać jego zaangażowania podczas każdego etapu tego procesu. Ważna jest chęć uczenia się i ciągłe doszkalanie swoich umiejętności podczas całego okresu pracy.

Jasno sformułuj procedury firmowe

Pora na procedury firmowe. Wiadome jest, że nowy pracownik będzie musiał przyswoić wiele zasad, w oparciu o które funkcjonuje firma. Chodzi o sprawy dotyczące m.in.: reguł komunikacji, charakteru poszczególnych działów, czy założeń pracy hybrydowej lub np. zasad zgłaszania urlopów i wielu innych. Każde przedsiębiorstwo posiada swoje kluczowe procedury.

Dobrze, gdy procedury z każdego działu są dokładnie sprecyzowane, zarchiwizowane i jest do nich stały dostęp. To usprawnia obieg informacji w firmie i unika się zbędnych pytań w kolejnych miesiącach. Wiedza jest zdigitalizowana i przechowywana w plikach, dokumentach, czy materiałach video.

Dedykowane programy i narzędzia kluczem do sukcesu

Bazą wiedzy dla nowo zatrudnionego są programy i narzędzia, z których korzystają pracownicy firmy. Dedykowane platformy usprawniają pracę i pozwalają na bieżąco śledzić zaangażowanie pracownika, wprowadzanie przez niego kluczowych danych, a w razie konieczności je weryfikować.

Przykładową platformą, która automatyzuje procesy HR od rekrutacji po rozliczenia, a z którego z powodzeniem korzysta wiele firm, w tym np. Pajmon CPT, jest np. HRappka. W tym systemie nowy pracownik znajdzie kompendium wiedzy na temat firmy i przypisany wykaz obowiązków na swoim stanowisku pracy. Pozna funkcjonowanie przedsiębiorstwa bez zbędnego obciążania działu HR. Dla takich firm, jak Pajmon CPT ważna jest bogata baza danych zgromadzona w jednym miejscu. Wśród dostępnych opcji są tutaj takie treści jak np.: dane pracowników, umowy pracowników, dane kandydatów, dane Klientów, dane mieszkań. Ważną opcją jest również Multiposting ogłoszeń, poprzez który można np. pozyskiwać do pracy nowych kandydatów, w tym np. cudzoziemców.

Wszystkie programy onboardingowe są ustalane indywidualnie według potrzeb danej firmy i w zależności od grupy pracowników, do których mają trafić. Platform onboardingowych jest wiele, ale w tym gąszczu na rynku każdy może znaleźć coś interesującego dla siebie.

Stosuj dodatkowe benefity, których inni nie mają

Każdy wie, że liczy się dobre pierwsze wrażenie. Chodzi nie tylko o dobrą komunikację w zespole, przygotowanie stanowiska pracy dla nowej osoby, dostarczenie jej sprzętu i wszystkich narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Bardzo nieprofesjonalnie wygląda firma, jeśli pracownik pierwszego dnia nie otrzymuje swojego komputera, a co gorsza nie wie nawet, gdzie ma usiąść. Może warto postawić na mały pakiet powitalny? Kartka powitalna, czy podarowanie gadżetów reklamowych nowemu pracownikowi kosztuje niewiele, ale takie działanie zostaje w pamięci. Pajmon CPT oferuje swoim pracownikom, w tym m.in. zatrudnionym obywatelom Ukrainy, broszurę powitalną, w której znajdziemy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przez cudzoziemców po przyjeździe do Polski. Każda ulotka posiada oczywiście numery kontaktowe do koordynatorów, którzy pomagają obcokrajowcom zaaklimatyzować się w naszym kraju.

Skuteczny onboarding, czyli jaki?

Skuteczny onboarding i jasno przedstawiana wiedza nowemu pracownikowi to klucz do sukcesu. Otwartość i chęć pomocy również powinny iść w parze. Gdy jeszcze firma posiada systemy onboardingowe, które automatyzują proces wdrażania się pracownika w struktury firmy, to kandydat czuje wsparcie od pierwszych dni. Dzięki odpowiedniej platformie onboardingowej, merytoryce i precyzji przekazu najważniejszych informacji na temat środowiska pracy nowemu pracownikowi, jego zaangażowanie i identyfikacja z firmą będą większe.

Już na etapie preboardingu warto zaplanować szkolenia i plany rozwojowe dla nowego pracownika. Uporządkowana baza wiedzy, wewnętrzne materiały firmowe dostępne podczas procesu onboardingu, jak i po adaptacji, pozwolą ugruntować pracownikowi wiedzę o firmie i wracać do tych kluczowych treści w razie konieczności. Każde przedsiębiorstwo ma jednak inne standardy, a każdy pracownik swoje nawyki wyniosłe z poprzednich zakładów pracy. Warto o tym pamiętać i pozwolić pracownikowi oswajać się z nowym środowiskiem pracy, a jednocześnie wymagać z korzyścią dla organizacji. Pozyskanie wykwalifikowanego pracownika, w którym widzimy potencjał lub wyszkolenie pracownika zgodnie z naszymi oczekiwaniami, to bardzo żmudna i kosztowana operacja. Jednak gdy na bieżąco będziemy monitorować wyniki, jakie osiągają nasi pracownicy, uznamy, że ten trud i ogrom pracy włożony w proces onboardingu opłacił się z korzyścią dla obu stron. Wówczas i wilk będzie syty i owca cała.

Zobacz nas na: YT, I, TT, Fb, In:

Śledź nas na YT: https://www.youtube.com/channel/UCFDKATPojORYNLhzPpxSA5w

Jesteśmy też obecni na: Instagramie: https://www.instagram.com/pajmon_cpt/ i TikToku: https://www.tiktok.com/@pajmon_cpt?lang=pl-PL

Polub nas na Facebooku: https://www.facebook.com/pajmoncpt

Polub nas na LinkedIN: https://www.linkedin.com/company/64991441/admin/