Samochód służbowy jest narzędziem pracy nie tylko przedstawicieli handlowych ale i np. kierowców zawodowych. Wielu z nich korzysta z nich w celach prywatnych. W jaki sposób kontrolować użytkowanie, by nie przynosiło strat?
Udostępniając pracownikowi służbowe auto do celów prywatnych warto już na początku określić dokładne zasady jego użytkowania gdyż dzięki temu unikniemy w przyszłości wielu nieporozumień. Najkorzystniej ustalić regulamin używania pojazdu zawierający informacje dotyczące rozliczania kosztów czy systemu kar. Pracodawca musi zadecydować czy pracownik będzie mógł korzystać z takiego samochodu za darmo czy też poniesie koszty.
Decyzja ta ma kluczowe znaczenie dla finansów firmy, gdyż udostępnienie pracownikowi samochodu do celów prywatnych powoduje, iż po stronie pracownika powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. Pracodawca jako płatnik podatku PIT powinien doliczyć wartość tego świadczenia do przychodu pracownika do przychodów ze stosunku pracy. W przypadku konieczności wnoszenia opłat za użytkowanie auta w celach prywatnych, najprostszą metodą na uregulowanie wspominanej kwestii jest zawarcie z pracownikiem dodatkowej umowy cywilnoprawnej, w której z góry zostaną określone się wysokości opłat. Decydując się na to rozwiązanie pracodawca zyskuje się dowolność zarówno w kwestii zasad wykorzystywania, jak i kosztów tego przedsięwzięcia dla każdej ze stron.
Jednym z najpopularniejszych sposobów na kontrolowanie wykorzystywania auta firmowego jest montaż monitoringu pojazdów. Urządzenia oprócz możliwości sprawdzenia liczby przejechanych kilometrów posiadają wiele dodatkowych funkcji przydatnych każdemu fleet managerowi. Dzięki temu mogą oni optymalizować koszty użytkowania pojazdów oraz zmniejszać zużycie paliwa poprzez kontrolę wykorzystania pojazdów służbowych w celach prywatnych, a to przekłada się na realne oszczędności dla firmy.
Aby zminimalizować koszty związane z wykorzystaniem przez pracowników służbowych pojazdów w celach prywatnych można udostępnić auto za świadczenie w naturze, które wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika. W tym przypadku powinno być ono uznane jako przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, a jego wartość wliczona do podstawy składki ZUS. Natomiast jeśli zostanie ustalona odpłatności za wykorzystywanie samochodu służbowego w celach prywatnych nie ma podstaw do określenia przychodu pracownika. W zaistniałej sytuacji można uniknąć opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz obciążenia składkami na ubezpieczenie społeczne. Należy jednak pamiętać, iż powstałe kwoty opłat będą stanowić dochód przedsiębiorstwa podlegający opodatkowaniu.
Źródło: Flotis.pl
ll/moto.wp.pl (WP.PL)
